Hoe rust en orde krijgen in je to-do-list? 5 effectieve tips
#1 Plan voor de volledige week
De eerste stap om een productieve werkdag te hebben, is het plannen van je week. Blokkeer op maandagochtend een uur in je agenda om je weekplanning op orde te brengen. Maak een overzicht van alle taken die je die week moet afronden via Microsoft To Do. Markeer de belangrijke taken. Let er wel op dat je genoeg focustijd in je agenda plant. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld Microsoft Viva.
#2 Maak een dagelijkse planning
Nu je een overzicht hebt van de taken die je die week moet afronden, is het tijd om je dagelijkse planning te maken. Neem elke dag 15 minuten de tijd om te kijken welke taken je die dag wilt opnemen. Deze plaats je op 'Mijn dag' in Microsoft To Do. Ga daarna naar Outlook en plan de taken in op specifieke tijdstippen. Dit helpt om focus te bewaren gedurende de dag. Het zorgt er ook voor dat je niet overweldigd raakt door de hoeveelheid werk die je moet verzetten!
#3 Neem voldoende tijd voor jezelf
Het is belangrijk om ook tijd voor jezelf te nemen tijdens de werkdag. Neem af en toe een pauze om jezelf op te laden en je energie terug te krijgen. Maak een wandeling, lees een boek of luister naar muziek. Laat je creativiteit de vrije loop en maak een tekening in Microsoft Whiteboard. Zulke ontspannende activiteiten helpen om je productiviteit te verhogen en stress te verminderen!
#4 Wees flexibel
Hoewel goede planning essentieel is voor een productieve werkdag, is het ook belangrijk om flexibel te blijven. Onverwachte gebeurtenissen kunnen roet in het eten gooien, en het is belangrijk om hier gepast op te reageren. Een goede planning laat toe om bepaalde taken gemakkelijk te verplaatsen. Of opnieuw in te plannen om ervoor te zorgen dat je alles voltooit wat die dag moet gebeuren. Je kunt er zelfs voor kiezen om hiervoor al ruimte in je agenda in te plannen. Deze proactieve aanpak maakt het dan makkelijker om je agenda aan te passen bij onverwachte afspraken.
Houd er sowieso rekening mee dat je geen acht uur per dag productief kan zijn. Zet je dag dan ook niet helemaal vol met taken waarbij je iets moet opleveren. We kunnen ons zo'n 4 uur per dag focussen op taken. Gebruik de andere tijd om na te denken. Plan dus letterlijk tijd in om na te denken over dingen waarover je ook echt moet nadenken. Plan tijd in voor creativiteit.
#5 Blijf leren
Tot slot is het belangrijk om te blijven leren. Vraag jezelf af wat werkt en wat niet werkt en pas je planning daarop aan. Probeer nieuwe methoden en strategieën uit om je werk nog efficiënter te maken. En vergeet niet om feedback te vragen van je collega's, want zij kunnen waardevolle inzichten geven die je kunnen helpen om nog beter te worden in je werk.