Hoe bereik je de juiste personen tijdens een verandering?

Vlaamse gemeenten zijn volop bezig met het digitaliseren van hun dienstverlening en processen. Een mooi praktijkvoorbeeld hiervan is Stad Geel. Zij zetten in op het verbeteren van interne én externe samenwerking. Dit is niet waar Stad Geel hun digitalisering mee in de startblokken zet. Er is al heel wat gebeurd, zoals de implementatie van Debble, een platform dat iedereen binnen de organisatie gemakkelijker laat communiceren, kennis laat delen én laat samenwerken. Telefoonverkeer verloopt via de softphone op de laptops, hybride werken is ingeburgerd.... en zo kunnen we nog wel een tijdje doorgaan. 

Dat samenwerken nog beter maken, daarmee gaan onze adoptie & change management experts aan de slag. Hun taak in dit verhaal is de nieuwe manier van werken op de beste manier laten "landen" bij de medewerkers van Stad Geel. Zo wil Wortell ervoor zorgen dat elke medewerker met plezier aan het werk gaat.  

Adoptie & Change Management stappenplan Stad Geel

In de eerste fase kregen de medewerkers van Stad Geel zowel theorie als een eerste PCT Analyse voorgelegd. Het doel van deze analyse is het bepalen van de volwassenheid van de organisatie op het gebied van verandermanagement. Het klinkt misschien droog, maar het geeft een duidelijk beeld van de sterke en zwakke punten van changemanagement binnen de organisatie.

In de volgende stap bepalen onze Wortell experten persona's en scenario's. 

Persona's

Perso-wat?? Persona's zijn fictieve personen die typen gebruikers of stakeholders in een organisatie weergeven. Onze change managers gebruiken ze om het perspectief van de medewerkers te begrijpen en de impact van deze nieuwe manier van werken duidelijk te maken. Het doel is om inzicht te krijgen in de uitdagingen en behoeften van de medewerkers.

Hoe stel je persona's op?

Verzamel informatie, in het geval van Stad Geel,  taken en verantwoordelijkheden, uitdagingen en motivaties. Zijn het medewerkers die elke dag gebruik maken van de technologie of slechts sporadisch? Op welke manier bereiken we hen? En wat met kennis? Stel jezelf vragen en verzamel ze in groepjes. Op deze manier stel je een persona samen.

Met deze manier van werken krijg je tal van voordelen. Persona's helpen om de impact van de verandering beter te begrijpen. Bovendien helpen ze ook om communicatie over de verandering beter te richten, waardoor er meer draagvlak ontstaat.

TIP: Houd het aantal persona's binnen de perken. Je kan bv. niet iedereen apart een communicatie op maat sturen.

Aanpak Stad Geel

Bij Stad Geel werken we - voorlopig - met 3 persona's:

• Kenniswerkers - werken dagelijks met de technologie
• Mobiele kenniswerken - staan veel in contact met de burger, werken niet dagelijks met de technologie
• Niet kenniswerkers - hebben geen eigen laptop, gebruiken de technologie vooral voor communicatie

Scenario's

Deze persona's koppelen onze Change Managers aan scenario's. Bij Stad Geel liggen deze scenario's vast. Ze kiezen ervoor om samenwerken intern én extern eenvoudiger en efficiënter te maken. Uiteraard is het belangrijk dat iedereen de basis kent. Eerst kruipen vooraleer je gaat hardlopen!

Scenario's gebruiken we om de mogelijke gevolgen van de nieuwe manier van werken te voorspellen en te begrijpen. Een scenario is nl. een gedetailleerde beschrijving van een toekomstige situatie. Wat houdt die nieuwe manier van werken in en welke "oude" manier van werken veranderd er?

Scenario's helpen ook bij het monitoren van de verandering en - indien nodig - bij het bijsturen ervan. Deze werkwijze waarborgt dat de verandering op de juiste manier wordt geïmplementeerd en dat de gewenste resulten worden behaald.

Kortom, persona's en scenario's zijn nuttige instrumenten om de impact van de verandering te begrijpen en op een effectieve en efficiënte manier de verandering te implementeren en te monitoren. Wil je meer weten hierover, aarzel niet om ons te contacteren.