Hoe AI HR-processen optimaliseert

Onlangs hebben we een inspirerend webinar georganiseerd waarin HR-expert Véronique Reijinga en Power Platform consultant Jesse van der Zwet lieten zien hoe een AI-agent HR-processen binnen Wortell heeft verbeterd. In dit blog delen we de belangrijkste inzichten uit deze sessie en laten we zien hoe deze technologie jouw organisatie kan helpen efficiënter te werken.

De uitdaging: een overvolle HR-inbox

Het HR-team van Wortell werkt met een gezamenlijke inbox waarin medewerkers hun vragen kunnen stellen. Dit leidde tot een constante stroom van terugkerende vragen, waarvan de antwoorden vaak al in de kennisbank stonden. Het handmatig beantwoorden hiervan kostte veel tijd en ging ten koste van strategisch HR-werk. Véronique vertelt: "Als ik eerlijk ben, is het beantwoorden van herhalende vragen niet ons favoriete werk. We willen graag bezig zijn met zaken die echt waarde toevoegen."

De oplossing: een AI-agent binnen het intranet

Om dit probleem aan te pakken, heeft het productontwikkelteam samen met Jesse een AI-agent ontwikkeld en geïntegreerd met de bestaande kennisbank. Hierdoor krijgen medewerkers direct toegang tot organisatiegebonden informatie zonder tussenkomst van een HR-medewerker. Dit houdt de inbox overzichtelijk en stelt het HR-team in staat zich te richten op complexere vraagstukken.

Jesse legt uit hoe de AI-agent werkt: "We hebben gekozen voor Microsoft Copilot Studio, waarmee we generatieve AI inzetten om antwoorden direct uit de kennisbank te halen. De bot begrijpt context, kan doorvragen en werkt volledig op basis van de rechten binnen Microsoft 365. Dit betekent dat medewerkers alleen toegang krijgen tot informatie die voor hen relevant is."

De eerste resultaten: meer tijd en tevreden medewerkers

Sinds de implementatie van de AI-agent merkt HR direct de voordelen. Het aantal herhalende vragen in de inbox is verminderd en medewerkers geven aan dat ze sneller antwoord krijgen op hun vragen.

Daarnaast biedt de AI-agent ook een laagdrempelige manier om informatie op te zoeken. Medewerkers hoeven geen e-mail te sturen naar HR of te wachten op een reactie. Dit geeft hen de vrijheid om vragen te stellen zonder zich bezwaard te voelen of het idee te hebben dat hun vraag geregistreerd of beoordeeld wordt. Vooral bij gevoelige onderwerpen, zoals verlofregelingen of arbeidsvoorwaarden, ervaren medewerkers meer privacy omdat ze niet direct een persoon hoeven te benaderen. Dit verlaagt de drempel om informatie op te vragen en zorgt ervoor dat medewerkers zich vrij voelen om onbevangen de juiste antwoorden te zoeken, zonder angst dat dit tegen hen gebruikt kan worden.

De toekomst van AI binnen jouw Intranet

De AI-agent is pas het begin. Er wordt al gewerkt aan nieuwe functionaliteiten, zoals het direct uitvoeren van acties. In de toekomst kan de bot niet alleen vragen beantwoorden over verlof, maar ook direct verlofdagen boeken in het HR-systeem. Daarnaast wordt gekeken naar integraties met kwaliteitsmanagementsystemen en andere interne tools, zodat AI een steeds centralere rol krijgt binnen het intranet.

Lees meer over Debble en AI