Haal meer uit Microsoft 365 én wees voorbereid op Copilot: 5 aandachtsgebieden voor je datamigratie

Een datamigratie is een reis. Wil je succesvol op je ‘bestemming’ aankomen, dan is een goede voorbereiding onontbeerlijk! Als je weet wat je aan data in huis hebt en welke gegevens je waarnaartoe meeneemt, maak je een gecoördineerde overstap. Zo kun je direct meer voordeel halen uit het werken in Microsoft 365. Hoe? Door informatie makkelijker terug te vinden. En binnenkort komt er met Microsoft 365 Copilot nóg meer voordeel bij! 

Maar wat komt er nu precies kijken bij een succesvolle datamigratie? In deze blogpost bespreken we vijf belangrijke aandachtsgebieden. 

1. Driemaal inzicht in data 

Om inzicht te creëren, kun je op drie manieren naar data kijken. Allereerst zijn er de kengetallen. Hoe groot zijn je bestanden (in giga- of terabytes)? Hoeveel documenten en folders heb je? Op basis van de antwoorden kun je data opsplitsen vanuit de kaders die Microsoft stelt. 

Vervolgens kijk je naar potentiële blokkades. Denk aan te lange paden (bijvoorbeeld ‘folder —> folder —> folder —> email-bestand’) die je niet kunt migreren. Of naar bestandstypen die je vanuit je beleid liever niet in de cloud opslaat. 

Tenslotte bestudeer je het inhoudelijke aspect. Zijn gegevens dusdanig verouderd dat je ze op een archieflocatie moet opslaan? Werk je met gevoelige informatie waarmee je zorgvuldig moet omgaan vanuit wet- en regelgeving? Deel rapportages per afdeling in, zodat je snel ziet waar je welke maatregelen moet treffen voor de migratie. 

2. Van oude naar nieuwe werkwijze 

Omdat je in de cloud anders werkt, moet je voor de te migreren data een vertaalslag maken. In Microsoft Teams staat een bestand en de bijbehorende historie bijvoorbeeld op dezelfde plek, waardoor je deze nergens naartoe hoeft te slepen. Je kunt het bestand wel verschillende statussen toekennen. En als je bestanden wilt beveiligen, werk je met leden en eigenaren (van privékanalen), aan wie je bepaalde rechten geeft. 

De uitdaging zit in het vertalen van de oude werkwijze naar de nieuwe werkwijze. Daarbij moet één vraag leidend zijn: ‘Hoe wíl je dat mensen gaan werken?’ Dit bepaalt je keuzes omtrent de architectuur en het beheer van teams (centraal of gedelegeerd). 

3. Governance voor data- en procesbeheersing 

Hoe beheers je je data en alle processen eromheen? 

Je wilt dat alle gegevens veilig blijven én dat individuen, teams en afdelingen soepel met elkaar kunnen samenwerken. Governance is daarom cruciaal. Welke namen geef je aan de verschillende teams? Wat mogen internen en externen daarbinnen doen? Wat is de levenscyclus van ieder team? In welke containers komen gegevens terecht? En wat doe je wanneer de bestanden zelf aan het einde van hun levenscyclus zijn? Over al deze zaken moet je goed nadenken! Een juiste inrichting van de informatiearchitectuur en de processen daaromheen helpt je ook bij een goede voorbereiding op het gebruik van Microsoft 365 Copilot. 

4. Omgaan met verandering 

Verandering veroorzaakt vaak stress. Daarom is het belangrijk om medewerkers de nodige begeleiding te bieden — voor, tijdens én na de verandering. 

Een weldoordacht adoptietraject is een must. Als je medewerkers stap voor stap meeneemt door de verandering, is de kans veel groter dat zij de nieuwe technologie daadwerkelijk gaan gebruiken. En dáár hangt het succes van de migratie uiteindelijk van af! 

5. Uitvoering van de migratie 

De migratie moet een solide proces zijn waarbij je zoveel mogelijk handmatige acties automatiseert. 

Een voorbeeld: bij elke groep mensen die je overzet, wil je een rapportage hebben van de daarbij horende data (zoals het aantal gemigreerde gebruikers en de hoeveelheid gemigreerde data). Doe je dit handmatig, dan moet je telkens een hele hoop repeterende werkzaamheden uitvoeren. Automatiseer dergelijke processen om je migratie efficiënt uit te voeren! 

Wil je eens sparren over het gestructureerd aanpakken van deze aandachtsgebieden? Wil je meer uit je Microsoft 365-gebruik halen én je goed voorbereiden op Microsoft 365 Copilot, zodat je daar straks óók optimaal van profiteert? Wij kunnen onder andere een scan uitvoeren, governance regelen en een adoptietraject uitzetten. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.