Governance bij hybride werken: 5 tips voor soepel en veilig samenwerken met Microsoft Teams

De tijd waarin thuiswerken een optie was, is voorbij. Bedrijven over de hele wereld maken het een vast onderdeel van hun beleid.

De meeste bedrijven hebben inmiddels een vorm van hybride werken, een mix van werken vanuit huis en op kantoor, omarmd. Medewerkers reageren hier over het algemeen positief op: werken op afstand komt productiviteit en de werk-privébalans vaak ten goede. Maar wel op één voorwaarde: ze moeten vanop elke locatie vlekkeloos en veilig kunnen samenwerken middels specifieke tools, zoals Microsoft Teams. 

Deze toepassing is in de afgelopen tijd dan ook op grote schaal geïmplementeerd. Een goede ontwikkeling, mits je óók verstandig beheer toepast: alleen als je bepaalde spelregels en richtlijnen opstelt, kan je een soepele samenwerking waarborgen en de dataveiligheid garanderen. Hoe je dat doet? We helpen je op weg met 5 tips!

1. Vind de juiste balans tussen productiviteit en security

Nu flexibele werkuren, -patronen en -locaties eerder regel dan uitzondering zijn geworden, zet je Microsoft Teams in. Want deze toepassing maakt samenwerken heel eenvoudig. Je kan bijvoorbeeld vergaderen met externen en documenten delen met collega's. Dit gemak is essentieel voor het optimaliseren van de productiviteit en efficiëntie. Maar verlies zaken als security en beheersbaarheid niet uit het oog. Daartussen zit een fragiel spanningsveld, dat ook nog eens per organisatie verschilt. Het is cruciaal om de juiste balans te vinden.

2. Zorg dat de nieuwe werkwijze aansluit bij de bedrijfscultuur

Wanneer je Microsoft Teams organisatiebreed inzet, verandert je manier van werken. Een voorbeeld: het vele mailverkeer dat professioneel samenwerken kenmerkte, verdwijnt. Maar de inrichting van Microsoft Teams moet wél aansluiten bij de cultuur waaraan medewerkers gewend zijn. Delen mensen bijvoorbeeld altijd op een zeer open manier informatie, beperk dat dan niet ineens in Teams. Wordt er veel projectmatig gewerkt, faciliteer dat met templates waarin apps als Planner aanwezig zijn. Is er behoefte aan samenwerking met externen, zorg dat ook dit tot de mogelijkheden behoort. Met andere woorden, biedt een vertrouwde basis die medewerkers herkennen en waarmee ze direct aan de slag kunnen. 

3. Geef iedereen een duidelijk speelveld

Welke afspraken gelden voor het werken met nieuwe tools? Zorg dat je die vraag goed beantwoordt door duidelijkheid te scheppen omtrent spelregels en richtlijnen. Je wilt medewerkers niet hinderen met een log beleid, maar het is wel belangrijk om een heldere, herkenbare werkwijze te hanteren. Maak duidelijk waarom bepaalde regels gelden en informeer medewerkers tijdig over de constante stroom aan verandering die hoort bij cloud applicaties zoals Microsoft Teams. Zo creëer je voorspelbaarheid en rust. Dat is misschien wel belangrijker dan ooit in de snel veranderende wereld om ons heen.

4. Controleer en reguleer toegang tot informatie

Ook kwaadwillenden weten dat veel organisaties een hybride werkvorm hebben geïmplementeerd en dat er daarom veel bedrijfsinformatie in de cloud staat. Zij zijn constant bezig met het vinden van manieren om de cloud binnen te dringen. Neem dus je maatregelen! Zorg dat gebruikers alleen toegang hebben tot informatie die ook daadwerkelijk voor hen bestemd is. Bijvoorbeeld via periodieke toegangscontroles of een automatisch-verwijder-beleid. Dat is niet alleen verstandig om ongeoorloofde toegang te voorkomen, het zorgt er ook voor dat medewerkers niet worden blootgesteld aan een overdaad aan (voor hen irrelevante) informatie tijdens hun dagelijks werk.

5. Houd de deur op slot voor ongenode gasten

Als laatste dan nog twee praktische tips. Waar je bij een vertrouwelijke vergadering op kantoor de deur kon dichttrekken, is het ook in de digitale wereld belangrijk dat niet iedereen zomaar kan binnenvallen. Richt bijvoorbeeld voor vertrouwelijke informatie digitale werkruimtes in, die alleen maar toegankelijk zijn voor interne medewerkers. Of creëer bij online meetings een wachtrij die ervoor zorgt dat deelnemers eerst in een digitale lobby terechtkomen en goedgekeurd moeten worden door de organisator voor ze de effectieve meeting binnen mogen. Het zijn schijnbaar simpele oplossingen maar des te belangrijker nu we steeds meer hybride werken en veel van ons werk zich afspeelt buiten de fysieke grenzen.