Microsoft Planner: gemakkelijk & geïntegreerd plannen | Wortell
Elke organisatie krijgt dagelijks te maken met het plannen van taken. Sommige projecten vragen gezien hun complexiteit doorgedreven projectmanagement (dependencies, gantt-charts,…), andere zijn dan weer kleinschaliger en makkelijker te organiseren. Deze laatste projecten omvatten vaak een reeks taken waarbij elke opdracht wordt toegewezen aan iemand binnen het team, met daarbij een gepaste deadline. Voor deze eenvoudige projecten is er Planner.
Planner is de ideale tool om taken en teamwerk te organiseren voor kleine projecten. Zo kan je met je team eenvoudig nieuwe plannen maken, taken creëren en toewijzen, bestanden delen, chatten en updates ontvangen over de vooruitgang van het project.
Het is echter geen Microsoft Project Pro of vergelijkbaar met een andere complexe projectmanagement tools met vergevorderde functionaliteiten. De eenvoudige weergave van Planner is net wat de tool uiterst geschikt maakt voor projecten in kleinere teams. Bovendien verbeter je de organisatie en visualisering van je teamwerk, wat resulteert in een productievere aanpak van je project.
Hoe werkt Planner?
Planner kan je opzetten met één klik vanuit je Office 365-startprogramma. In enkele simpele stappen kan je vervolgens een nieuw plan maken, een team opbouwen, taken toewijzen en de status van je project bijwerken. Elk plan heeft een eigen overzichtspagina waarop je taken in buckets of groepen kan ordenen, vergelijkbaar met het Kanban principe.
Daarnaast kan je taken indelen op basis van hun status of aan wie ze zijn toegewezen. De status van een taak kan je makkelijk bijwerken net zoals de toewijzingen van taken aan personen door deze simpelweg te verslepen tussen de kolommen. Als je samenwerkt aan een project, hebben je teamleden ook altijd toegang tot het overzicht en kunnen ze alles goed opvolgen.
Wat zijn de voordelen?
Naast deze transparantie, is een ander groot voordeel dat deze tool naadloos integreerbaar is met zowel Outlook Groups als met Microsoft Teams. Daarnaast werkt Planner ook op al je apparaten. Het enige dat je nodig hebt, is een internetverbinding. Een ander voordeel is de sterke visuele uitwerking van Planner. Met één oogopslag weet je meteen hoe je team ervoor staat en welke vorderingen nog gemaakt moeten worden om het project te realiseren.
Planner is ook een erg interactieve tool. Zo krijg je een e-mail toegestuurd wanneer een nieuwe taak aan jou werd toegewezen of wanneer je werd toegevoegd aan een gesprek. Daarnaast ontvang je dezelfde notificaties binnen de Planner hub van Office 365 of in de mobiele app op je smartphone of tablet. Tot slot is Microsoft Planner volledig gratis binnen je Microsoft Office 365 licentie.