Modern Workplace: flexibel werken

Modern Workplace is een term die je steeds vaker tegenkomt, maar niet altijd even duidelijk is. Het betekent nochtans hetzelfde als een moderne en flexibele werkplek en wint steeds meer aan populariteit binnen heel wat organisaties. Op zich niet zo vreemd aangezien onze manier van werken de voorbije jaren heel wat veranderd is en bedrijven steeds vaker het oog op de toekomst houden. 

In deze blog willen we graag het belang van een flexibele werkplek toelichten voor de toekomst van je organisatie en welke bijdrage een Modern Workplace kan leveren voor zowel grote en kleinere bedrijven als voor overheidsinstanties en non-profits.

Belang van een flexibele werkplek

De laatste jaren is er een duidelijke verandering te merken op de werkvloer. Dit heeft niet alleen te maken met de technologische vooruitgang en innovaties als de Cloud, Artificiële Intelligentie, enzovoort, maar ook met een verandering in de manier waarop we werken. Zo werken we steeds vaker thuis of op locatie, werken we vaak vanop onze eigen privé toestellen en maken we gebruik van een flexibeler werkschema om de balans tussen werk en privé beter te kunnen beheren. 

Daarnaast werken er binnen een organisatie verschillende generaties tezamen, met elk hun eigen noden, werkmethoden en -ethiek. Zeker de jongere generaties gaan steeds vaker op zoek naar een werkgever die hen de beste kansen en het mooiste aanbod kan leveren. Dit omvat niet alleen een mooi loon en voorwaarden, maar ook het bieden van de nodige tools om hun taken zo comfortabel en efficiënt mogelijk te kunnen uitvoeren.

Om tegemoet te komen aan deze nieuwe wensen en noden van werknemers en zo de productiviteit te verhogen, zetten heel wat bedrijven volop in op een flexibele, moderne werkplek of Modern Workplace.

Modern workplace: wat houdt het in?

Een Modern Workplace is niet meteen een concreet systeem of tool, maar eerder een digitale werkomgeving die werknemers de mogelijkheid biedt om vanop om het even welke locatie en toestel op een veilige manier hun job uit te oefenen, samen te werken met collega’s en externe partijen, bestanden te delen en te bewerken, enzovoort. Hierbij denken we meteen aan het hanteren van een cloudomgeving die je organisatie de nodige schaalbaarheid en flexibiliteit kan bieden om een efficiënte bedrijfswerking te garanderen en je werknemers zo goed mogelijk te ondersteunen. Dit gaat best gepaard met een stevige portie veiligheidsmaatregelen, zowel op IT-technisch vlak als in het sensibiliseren en motiveren van je medewerkers omtrent veiligheid en cybercriminaliteit.

Daarnaast zijn er nog enkele andere aspecten die binnen een moderne werkplek belangrijk zijn:

Document management

Zowel binnen je organisatie als extern worden er op dagelijkse basis heel wat documenten bekeken, gelezen, bewerkt en gedeeld. Om ervoor te zorgen dat er geen warboel ontstaat aan bestanden in duizend verschillende versies op evenveel plekken bewaard, heeft elke organisatie nood aan een gestructureerd document management systeem dat op gelijk welke locatie, tijdstip en toestel gebruikt kan worden. 

Zo beschikt elke werknemer, klant en externe partij met toegang over dezelfde informatie en versie. Dit verkleint niet alleen het risico op misverstanden en fouten, maar zorgt ook voor een duidelijk overzicht van alle documentatie.

Communicatie

Communicatie is key, ook in de zakelijke wereld. Thuis of op locatie werken kan al snel een heldere communicatie verhinderen, tenzij je medewerkers daarvoor de juiste tools voor handen hebben om dit op een veilige en efficiënte manier te kunnen doen. Er bestaan verschillende manieren van communicatie: bijvoorbeeld chatkanalen, telefoongesprekken of videocalls. Een Modern Workplace beschikt dan ook over de juiste tools om de communicatie tussen je werknemers, klanten en andere externen te bevorderen. Voorbeelden hiervan zijn: Microsoft Teams, SharePoint, enzovoort.

Efficiënt samenwerken

Goede resultaten behalen, gebeurt natuurlijk niet wanneer elke werknemer voor zich werkt. Het is een synergie, een samenwerking tussen verschillende mensen. Om ervoor te zorgen dat dit belangrijk proces niet in het gedrang komt door de fysieke afstand tussen werknemers, is er ook een grote nood aan een efficiënte IT-structuur om teamwork vanop afstand te blijven stimuleren.

Microsoft 365 heeft heel wat te bieden voor een Modern Workplace en houdt rekening met bovenstaande aandachtspunten, maar naast een effectieve en uitgebreide IT-omgeving is er ook een belangrijke inzet van je werknemers zelf nodig. Een nieuwe manier van werken, vereist tenslotte ook een zekere gedragsverandering én de nodige motivatie om samen te werken aan een flexibele en goed functionerende werkplek voor de toekomst. Het is dan ook van groot belang dat er bij het introduceren van een moderne werkplek steeds nagedacht wordt over de gebruiksvriendelijkheid voor én het opleiden van de medewerkers. Modern Workplace gaat met andere woorden verder dan enkel het technische aspect van een flexibele werkomgeving. 

Ben je nieuwsgierig naar de mogelijkheden van een moderne werkplek specifiek voor jouw organisatie? Of ben je op zoek naar de juiste partner om een modern workplace binnen je bedrijf te introduceren en op te zetten? Neem dan contact met ons op.