Case | Beter communiceren dankzij Office 365 | Wortell
FEVIA (FEderatie VoedingsIndustrie) is al tachtig jaar de beroepsfederatie voor en door de voedingsindustrie. FEVIA wil onder andere haar leden informeren, hen ondersteunen bij hun activiteiten en netwerkmomenten organiseren. FEVIA is ook de woordvoerder van de sector, en bouwt bruggen tussen haar leden en de verschillende overheden. FEVIA verstrekt advies, organiseert opleidingen en seminaries, stelt statistieken op en verspreidt (eigen) onderzoek. De meest actuele kennis snel kunnen delen, is dus erg belangrijk. Dit vereist de juiste IT-infrastructuur. Bij de verdere groei van FEVIA en een aankomend verhuisproject zal Wortell ook een grote rol spelen.
De uitdaging van Fevia
De laatste twintig jaar heeft FEVIA haar IT-activiteiten laten uitvoeren door een toegewijde freelancer die uitstekend werk leverde, maar door de groei van de organisatie handen en tijd tekort kwam. Bovendien werd er in de logge infrastructuur veel gebruik gemaakt van onveilige shadow IT, zoals de gratis versie van Dropbox en openbare chat-systemen. De grootste uitdaging was de vijftigjarige organisatie mee op de kar van het nieuwe werken krijgen en medewerkers aan te moedigen om los te komen van het bureau als enige werkplek. De juiste hard- en software installeren is alvast een stap in de goede richting. Dankzij enkele efficiënte opleidingsmomenten zullen medewerkers van FEVIA nog meer aangespoord worden om de nieuwe IT veel en goed te gebruiken.
De oplossing: gestroomlijnde IT diensten
Het team van Wortell bood het beste antwoord op de noden van FEVIA. Door een mix van cloud en eigen servers bewaart FEVIA het overzicht, en kunnen de medewerkers sneller en veiliger communiceren. Wortell ontdeed FEVIA van heel wat frustraties. Zo werd de logge serverinfrastructuur vervangen door slimme, gestroomlijnde IT-diensten, met het oog op duurzaamheid. Een aantal processen die voorheen via lokale servers verliepen, vinden nu plaats in de cloud. Hierdoor vindt men bestanden gemakkelijker terug en zijn ze overal beschikbaar. Dankzij zijn jarenlange ervaring kent Wortell het federatielandschap door en door, en kan het team cursussen op maat aanbieden, met actuele voorbeelden voor de sector.
FEVIA rekende de voorbije twintig jaar op één IT-medewerker om alle hard- en software te beheren. Deze freelancer was erg toegewijd, maar kon de snelle groei van de organisatie moeilijk bijhouden. Er was geen permanente dienstverlening in huis en dat zorgde voor heel wat frustratie. Medewerkers konden op verplaatsing geen verbinding maken met de server en zowel de interne als externe communicatie liep stroef. Informatie verspreiden behoort net tot de kerntaak van FEVIA en dus ging men op zoek naar een snelle, maar langdurige oplossing. Directeur-generaal Chris Moris en directeur milieu en energie Ann Nachtergaele vertellen hun verhaal.
De mensen van Wortell zorgen ervoor dat het proces zo goed en vlekkeloos mogelijk verloopt.
– Ann Nachtergaele, directeur milieu en energie bij FEVIA
Veranderende cultuur
FEVIA werkt samen met heel wat mensen en organisaties. Medewerkers zijn dan ook vaak onderweg of proberen vanop afstand te communiceren met de leden. Om hun belangen nog beter te begrijpen en te verdedigen, was er stilaan nood aan meer mobiliteit. Bovendien werden documenten vaak op een onveilige manier gedeeld via zogenaamde shadow IT of onveilige e-mail attachments. Steeds vaker werd er gemord omdat het onmogelijk was om vanop afstand in te loggen op de vaste server, waardoor de benodigde informatie dus op verplaatsing niet beschikbaar was. De kerntaak van FEVIA, het delen van kennis en informatie, kwam in het gedrang doordat de IT-infrastructuur niet voorzien was op de nieuwe manier van werken, waarbij mensen mobieler worden en niet langer vasthouden aan een vast toestel om mee te werken.
Waarom FEVIA voor Wortell koos
“De IT-malaise veroorzaakte al langer wrevel”, vertelt Chris Moris, directeur-generaal bij FEVIA. “Ik speelde al langer met het idee om een externe partner aan te stellen, maar ons budget liet het niet toe. Toevallig maakte ik in die tijd kennis met Marc Decloedt van Wortell. Zij waren de juiste partij op het juiste moment.” De befaamde ‘klik’ tussen Wortell en FEVIA was er meteen, legt Ann Nachtergaele, directeur milieu en energie, uit: “We merkte meteen dat Wortell precies begreep wat we nodig hadden. Ze werken samen met vergelijkbare federaties en begrijpen daardoor heel snel wat we willen. Bovendien hebben ze uitgebreid de tijd genomen om onze organisatie te leren kennen. Ze passen de IT-omgeving perfect aan onze specifieke noden aan.”
De implementatie
“Van onze kant verliep de implementatie bijzonder rimpelloos, maar de engineers van Wortell hebben afgezien”, lacht Ann Nachtergaele. Chris Moris vult aan: “Zo’n ingrijpende aanpassing brengt altijd wat turbulentie met zich mee, maar hier kwamen er af en toe een paar spreekwoordelijke lijken uit de kast gevallen. Dat betekende soms nachten en weekends doorwerken voor het Wortell-team.” Zo zorgde een instabiele server voor de nodige spannende momenten. “Onze server crashte geregeld”, zegt Chris Moris, “en dat zorgde natuurlijk voor problemen. Wortell heeft hard gevochten om alle opgeslagen werk te kunnen bewaren. Dankzij hen is er tijdens de implementatie niets verloren gegaan.”
Betere communicatie
“Onze medewerkers leerden ook beter communiceren en dat mag je vrij letterlijk nemen”, vertelt Chris Moris. Na de installatie van Skype for Business – toen nog Lync – werd het weinig gebruikt. Maar Wortell gaf opleidingen om medewerkers te stimuleren en dat werkte. “De mensen van Wortell doen erg hun best om het proces zo goed en vlekkeloos mogelijk te laten verlopen”, zegt Ann Nachtergaele, “Van de grootste veranderingen hebben we eigenlijk weinig gemerkt.” De meest ingrijpende aanpassing was de overschakeling van de vaste mailserver naar een cloud-oplossing en het omzetten van 38 vaste telefoontoestellen naar een online systeem via Skype for Business. “We hebben helaas heel wat ervaring met crisissituaties in de voedingssector, maar de grootste crisis die onze organisatie kan overkomen is dat de communicatie tijdelijk wegvalt. Zo’n crisissituatie hebben we een paar keer gehad in het verleden en wilden we nu absoluut vermijden. Bij het omzetten van de mailserver hielden we ons hart vast, maar dat bleek achteraf nergens voor nodig”, zegt een opgeluchte Chris Moris.
Veiliger, betrouwbaarder en mobieler
Een eerste uitdaging voor Wortell was het uitschakelen van zogenaamde shadow IT. Wanneer er geen officieel platform beschikbaar is, zoeken werknemers algauw hun toevlucht bij Dropbox, Google Docs, Doodle en andere gratis tools. Deze zijn natuurlijk niet zo privacygevoelig als het Office 365-pakket. Wortell bracht eerst in kaart wat de noden van de medewerkers waren door alle gebruikte shadow IT op te lijsten. De oude software werd vervangen door Office 365, waar de medewerkers van FEVIA stap voor stap mee leren werken. Een vijftigtal oude desktopcomputers werden vervangen door drie verschillende types laptops die allemaal dezelfde software meekregen. Hierdoor gebruiken alle werknemers dezelfde versies en zijn er geen synchronisatieproblemen.
Ook de instabiele internetverbinding werd vervangen door een WiFi-systeem met 100% dekking. De haperende Microsoft Exchange-server kreeg een gedeeltelijke upgrade naar de cloud, waardoor medewerkers nu ook van thuis uit hun mails kunnen lezen. Kaderleden die hun iPhone wilden blijven gebruiken, kregen toegang tot de juiste apps.
Toekomstplannen
Een nieuwe manier van werken introduceren in een bedrijfscultuur vraagt tijd en daarom werkt Wortell voor dit project stap voor stap. Nieuwe software wordt stuk per stuk geïntroduceerd en later worden er cursussen gegeven om alle functies te leren kennen en gebruiken. Dankzij de goede samenwerking kent Wortell de situatie van FEVIA door en door, en kan het team de ontwikkelingen op de voet volgen. De communicatielijn wordt bewust zo kort mogelijk gehouden; Wortell is altijd bereikbaar voor FEVIA. Stilaan werkt FEVIA naar een nieuw openlandschapskantoor met flex desks. “Er is wat koudwatervrees voor de nieuwe situatie,” geeft Chris Moris toe, “maar het enthousiasme voor de mooie nieuwe kantoren neemt gelukkig de bovenhand. Onze medewerkers zijn dankzij Wortell ook al voorbereid op deze nieuwe manier van werken. We kijken uit naar een nog mobielere toekomst.”