Case | ECG - workshops Office 365 | Wortell

ECG is de Europese vereniging die verantwoordelijk is voor de logistiek van Europese voertuigen. Ze behartigt de belangen van bijna 100 deelnemende bedrijven, van kleine en middelgrote familiebedrijven tot multinationals. ECG is verantwoordelijk voor diensten zoals vervoer, distributie, opslag, voorbereiding en post-productie aan fabrikanten, importeurs, autoverhuurbedrijven en autoleasing in de Europese Unie, Noorwegen, Zwitserland, Servië, de Russische Federatie, Oekraïne, Turkije en daarbuiten.

De uitdaging van ECG

Wanneer de meerderheid vandaag spreekt over Office 365, gaat dit vaak over de traditionele functionaliteiten van het platform zoals Word, PowerPoint of Excel. Terwijl men vaak nog niet volleerd is omtrent alle capaciteiten en mogelijke voordelen van deze toepassingen, reiken de functionaliteiten van Office 365 nog veel verder dan dat. Mike Sturgeon, de Executive Director van ECG, koos begin dit jaar voor ons volledig Business pakket van Office 365 met twee voorname oogmerken: het kost-efficiënt zijn en het productiever worden op langer termijn. Het is één zaak om te beschikken over de juiste tools om deze vooropgestelde doelen te behalen, het is echter een andere zaak wanneer je de helft van deze tools niet kent, laat staan dat je weet hoe ze te gebruiken. Heel wat bedrijven bemoeilijken zo hun eigen pad naar vooruitgang.

De oplossing: workshop over Office 365

Om meer te halen, zo niet alles, uit je Office 365 pakket, biedt Wortell workshops aan op maat. Zo tekende ECG reeds in voor twee inleidende workshops die hen vooreerst kennis liet maken met alle mogelijkheden van een digitale werkomgeving. Begin en eind maart werd telkens zo’n sessie gehouden van een halve dag met één van onze Office 365 experten. Deze sessies worden zodanig georganiseerd dat ze eerder op een interactieve manier de nodige kennis overbrengen dan dat ze louter belerend en saai zijn. Wortell is zich goed bewust van het feit dat dit niet de makkelijkste materie is en voorziet daarom workshops op maat van elk bedrijf.

Mike Sturgeon, de Executive Director van ECG, ontmoette Evert D’Hondt bij een onderhoudsgesprek waar Mike vertelde over zijn recente Office 365 aankoop, dit was hem aangeraden door een van zijn Britse partners. Uit dat gesprek bleek dat ECG de traditionele functionaliteiten zoals Word en Excel dagelijks gebruiken, alleen werd het al even snel duidelijk dat ECG niet op de hoogte was van andere interessante tools die Office 365 met zich meebrengt. Het is net op basis van het gebruik van deze tools echter, dat een bedrijf zich kan onderscheiden van andere in deze competitieve omgeving. Het volledige Office 365 pakket ademt een en al productiviteit, alleen moet men dit eerst beseffen alvorens men er de vruchten van kan plukken. “Onbekend maakt onbemind” gaat hier bijgevolg niet op.

Evert is duidelijk erg gepassioneerd door wat hij vertelt. Ik vond de workshops ook heel interactief, wat ervoor zorgde dat ik trainingen leuker vond dan workshops die ik in het verleden kreeg.
– Mike Sturgeon, CEO van ECG

Nood aan de workshop

In het verleden boekte Mike reeds verschillende trainingen rond het gebruik van Excel en Word, Microsoft Office toepassingen die ze dagdagelijks gebruiken. Alleen besefte hij zelf goed dat deze toepassingen slechts een tipje van de sluier zijn van wat Office 365 vandaag inhoudt. Maar wat je niet weet, ken en kan je niet, relativeerde hij. Wat hem wel op kort termijn al erg duidelijk werd, is hoe kosten-efficiënt het is om alles op één plek te hebben. “My foremost task is to spend the association’s money as efficiently and effectively as possible. Clearly, O365 is the best way to do that. Having done that now, we now need to see what we can do with it and what we either don’t or didn’t know about it yet that will help us being more efficient, productive and effective”, aldus Mike. Op een rustig maar gestaag tempo migreert ECG intussen van een traditionele werkplek met ‘overal wel wat’, naar een bedrijfsomgeving waar alle nodige functionaliteiten gecentraliseerd staan op één plek. Zo brachten ze reeds al hun mailboxen onder bij Office 365, maar weet de Executive Director van ECG dat dit slechts het begin is. Zo onderlijnde hij dat ze hun manier van werken hier vervolgens ook aan willen aanpassen, en dat ze de moderne manier van werken willen omarmen om er zo alle mogelijke voordelen uit te kunnen halen. Alleen moet je daarom wel eerst begrijpen wát het is en hoe je het moet gebruiken.

Nut van de workshop

Intussen werden er reeds twee workshops uitgevoerd door Wortell. Hierbij werd ECG uitgenodigd in de interactieve trainingsomgeving van Wortell te Brussel. Mike vatte het samen als volgt: “I’m not a ‘technophobe’, but I really didn’t have any idea of all the different functionalities. It’s mind-blowing how powerful Office 365 is.” Ook de rest van het ECG-team ziet het nut in van deze workshops, ze zouden het daarenboven ook ten stelligste aanraden aan andere partijen. “Evert is duidelijk erg gepassioneerd door wat hij vertelt. Ik vond de workshops ook heel interactief, wat ervoor zorgde dat ik trainingen leuker vond dan workshops die ik in het verleden kreeg.”, aldus een werknemer bij ECG. Nu ze deze eerste, verkennende workshops kregen over wat er allemaal kan met Office 365, zouden ze in de toekomst graag nog workshops willen organiseren met Evert omtrent de praktische werking van deze tools zodat ze er optimaal gebruik van kunnen maken. “We only scratched the surface”, zegt Mike. Hij oppert alvast voor gemiddeld één workshop per kwartaal voor de eerstvolgende twee jaar.