Hoe bouw ik een gestroomlijnde Office 365 document life cycle uit?

Tijdens onze workshops komen steeds heel wat business scenario’s naar voren. Bekijk ze als doelstellingen om je organisatie op een productievere en veiligere manier te laten werken. Vaak komt daarbij ook de vraag naar boven: Hoe pak je dan de hele governance aan? Met andere woorden; Hoe bouw je een goed beleid op vanuit de sturende kracht van de organisatie? Want je wil dat elke medewerker er zo efficiënt mogelijk mee omgaat en elke applicatie binnen het Office 365 pakket juist inzet. Een terechte vraag, want alles vertrekt bij het beheren van verwachtingen en het kunnen doorvoeren van een geolied proces.  

Het is misschien niet altijd duidelijk wanneer je welk platform gebruikt om je documenten in de Cloud te plaatsen. Daarom ontwierpen we een infographic die jou helpt om de document life cycle binnen jouw organisatie in Microsoft’s Office 365 te optimaliseren. Zo'n document life cycle of levenscyclus van jouw documenten is het proces dat een document idealiter doorloopt van het aanmaken tot het deactiveren ervan. Wij focussen ons in deze blog vooral op de toegankelijkheid van je documenten en de mogelijkheid om met internen en externen samen te werken. Met het opstellen van zo'n proces definieer je een leidraad om een uniform, efficiënt beleid uit te bouwen dat elke medewerker makkelijk adopteert. Je kan deze infographic gebruiken als startpunt voor het uitschrijven van jouw proces.

OneDrive versus SharePoint

Eerst en vooral is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen de tools waarin je bewerkt en samenwerkt en de tools waarin je publiceert.

De makkelijkste manier om meteen een verschil aan te duiden, is te onthouden dat OneDrive voorzien is voor jouw eigen werk en SharePoint voor gezamenlijk werk. Je eigen werk kunnen persoonlijke documenten zijn maar ook documenten die nog in draft versie staan, die je nog niet deelt met je team. Je kan het vergelijken met je persoonlijke map op je harde schijf maar met OneDrive geniet je van de voordelen die de Cloud biedt. Wanneer je documentversie klaar is om te delen met je team, om er nog samen aan te werken en input te vragen, wordt het ‘gezamenlijk’ en schakel je SharePoint in. Misschien gebruik je vandaag in je organisatie al SharePoint Online aangezien dit ook reeds in de achtergrond draait bij Outlook Groups, Yammer en Microsoft Teams.

Twijfel je nog over welke cloud solution het beste bij je past? Dan is het een goed plan om de opties met hun unieke voordelen tegenover elkaar af te wegen.

Beheer je document life cycle in 3 stappen

Om de document life cycle binnen je eigen organisatie toe te passen en te personaliseren in een proces, is het belangrijk dat je je mentaal verplaatst in de algemene werkwijze van je medewerkers. Denk aan: Hoe worden documenten opgesteld, geüpdatet en met mekaar gedeeld? Je kan alvast starten vanuit de gedachte opgesteld in drie fases die elk op zich nog verdere mogelijkheden hebben.

Stap 1 – Draft

Plaats nieuwe draft documenten in je OneDrive vooraleer je het document wil delen. Dit is je eigen locatie voor nog niet afgewerkte inhoud. Je kan het document in draft versie ook meteen delen, maar creëer dan een map in de SharePoint site van jouw team die enkel bedoeld is voor draft versies. Je collega’s moeten dan wel beseffen dat het document dan nog niet klaar is voor een review en dat de informatie ook nog niet verspreid mag worden. Wees je er dus van bewust dat SharePoint in deze fase net iets meer risico inhoudt dan jouw eigen OneDrive.
Maak je medewerkers er eveneens attent op dat ze hun documenten beter niet meer lokaal bewaren. Als je ze niet via OneDrive of Sharepoint in de Cloud centraliseert, riskeer je immers dat je werk verloren gaat maar ook dat een gebrek aan een goed security laagje kan leiden tot het lekken van data.

Stap 2 – Werk samen

Vanaf het moment dat je draft versie klaar is, verplaats of kopieer je jouw document naar de SharePoint site van jouw team (of naar je Outlook Group, Yammer of Microsoft Teams) zodat je er samen verder aan kan werken. In het geval je kopieert, behoud je dus een kopie op je eigen OneDrive. Verzamel op je gekozen locatie al je feedback over het document maar gebruik in geen geval nog jouw OneDrive op dat moment. Je werkt nu immers in team en wil zeker blijven van 1 versie van het document.
Geef tijdens je proces ook mee dat het niet meer aangeraden is om het document per e-mail te versturen, want ook dan ben je opnieuw aan het werk met verschillende versies. Laat hen de link naar het document kopiëren om op die manier de nodige content onder mekaar te verspreiden. Via deze op SharePoint gebaseerde locatie, worden er ook automatisch ook rechten toegekend aan de betrokken personen om vervolgens feedback te kunnen geven.

Stap 3 – Publiceer

Nadat je document (voorlopig) finaal is afgewerkt, publiceer je het op de locatie waar het eindresultaat hoort te staan. Dat kan bijvoorbeeld een intranet zijn of via een communicatie op Yammer, Outlook Groups of Microsoft Teams zodat jouw team er te allen tijde aan kan. Op elk moment, vanop verschillende apparaten of plaatsen, door de beschikbaar in de Cloud.
Indien het document in de toekomst nog moet aangepast worden, laat het hen dan steeds herpubliceren vanuit de reeds gepubliceerde versie. Op die manier blijft je informatie up-to-date voor alle medewerkers waarvoor je het beschikbaar stelde, kan je een historiek van het document bijhouden en is er geen discussie over locatie van het document (want deze blijft dezelfde).