De belangrijke rol van IT-systemen bij HR in het kader van empowerment

In dit digitale tijdperk zijn veel organisaties en bedrijven op zoek naar functionele IT systemen. Een van de departementen in een organisatie die meer dan ooit nood heeft aan een specifieke software, is HR. In deze blog belicht ik de voordelen van een slim IT systeem voor HR medewerkers.

Slimmer en gerichter werken dankzij automatisatie 

Binnen HR zijn er verschillende processen. Denk aan het rekruteringsproces, de onboarding, de loonadministratie en ga zo maar door. De meeste van deze processen vragen vandaag de dag nog steeds veel manueel werk. Doordat sommige organisaties nog niet op de digitale kar zijn gesprongen, verlopen veel van die processen stroef en traag.

Een gemiste kans, want dikwijls gaat het om repetitief werk dat je als organisatie eigenlijk kunt automatiseren. Dit begrip wekt bij sommige mensen angst op, en die is niet altijd terecht. Vervangen geautomatiseerde processen dan geen jobs? Allerminst, de HR medewerkers kunnen net gerichter en persoonlijker werk verrichten! In de domeinen waarin ze de meeste toegevoegde waarde bieden. Daar zijn de employee en candidate experience mooie voorbeelden van.

Nu denk je misschien dat je dankzij automatisatie meteen een volwaardige digitale organisatie bent, maar verder in het artikel ontdek je waarom dat eigenlijk maar een fractie is van de digitale HR roadmap.

Vlotter samenwerken en meer betrokkenheid door centralisatie 

Een tweede belangrijk aspect in de digitalisering is het centraliseren van de beschikbare HR data. Informatie van kandidaten zit bijvoorbeeld vaak verspreid en is meestal niet bereikbaar voor iedereen op het moment dat het verwacht wordt. Er is sprake van zogenaamde ‘eilandstructuren’. Dat komt doordat HR medewerkers vaak hun eigen manier van werken hebben. Maar hoe voorkom je dat er daardoor heel wat informatie verloren gaat?

Cloud software met onderliggende gecentraliseerde database zou wel eens de sleutel tot succes kunnen zijn. De volledige HR afdeling gebruikt dan één enkele databank, toegankelijk op elk toestel. En dubbele opslag van data wordt hierbij ook vermeden. Een flexibele toolset voor iedere medewerker is tot slot de kers op de taart die centralisatie écht laat renderen.

Resultaat van dit alles? Een vlotter proces, waarbij medewerkers beter samenwerken én zich meer kunnen focussen op alle taken die echt waarde opleveren. Meer efficiëntie, een verhoogde betrokkenheid en betere samenwerkingen zijn een driedubbele winst voor de hele organisatie.

Hogere klantentevredenheid door snelle opvolging  

De efficiëntie die voortvloeit uit datacentralisatie en automatisatie zorgt voor meer tevredenheid bij je medewerkers. Zij zijn één van de twee klantentypes binnen HR. Met een sterk IT systeem dat data centraliseert, kan je daar inzicht in krijgen.

Maar laten we ook het andere klantentype niet vergeten: de kandidaten. Om die reden raad ik je aan om een holistische HR strategie te ontwikkelen. Eentje waarbij je de verschillende touchpoints in kaart brengt met de kandidaten en de eigen medewerkers. Een ondersteunend kandidatenopvolgsysteem en performance management systeem kunnen hier absoluut een meerwaarde bieden. 

Zo kan je via een automatische workflow een sollicitatie update laten versturen naar kandidaten. Of denk aan artificiële intelligentie, voor het automatisch beantwoorden van vaakgestelde vragen. Stuk voor stuk voorbeelden die voor tijdwinst en meer klantentevredenheid zorgen. Want op elk moment van het proces is de kandidaat op de hoogte van waar hij of zij zit in het proces. Dat zorgt dan ook voor een maximale ‘candidate experience’!  

Ben je benieuwd hoe wij je kunnen helpen hierbij? Contacteer ons gerust!