6 nieuwe functies in Teams om productiever te werken | Wortell

Je werkt inmiddels misschien met Microsoft Teams, de digitale workplace van Microsoft? Regelmatig worden er nieuwe functies ingebouwd aangevraagd door haar partners en eindgebruikers. En die willen we maar al te graag met je delen. Deze, soms kleine, features maken het nog aangenamer en productiever om samen te werken. 

Nieuwe Teams achtergronden beschikbaar in 'Modus Samen'

Enige tijd geleden introduceerde Microsoft de 'Modus Samen' of 'Together mode' die je kan gebruiken tijdens een virtueel overleg. Dankzij de 'Modus Samen' krijg je toch nog het gevoel dat je samen in dezelfde ruimte zit, ook al vergader je van thuis uit. De speelse achtergronden passen perfect bij een gemoedelijke setting. Het arsenaal aan speelse achtergronden kreeg recent een nieuwe update, waardoor jij nu nog meer kan variëren, afhankelijk van het aantal deelnemers en je gemoed.

Laad documenten en mappen op naar een bibliotheek met de 'drag en drop' methode

Binnen SharePoint, Teams en OneDrive is het mogelijk om bestanden en of mappen van je verkenner te slepen naar SharePoint of Teams zonder dat je deze bestanden apart hoeft op te laden. Het kan namelijk soms omslachtig zijn om al je documenten 1 voor 1 op te laden, terwijl je deze ook gewoon gemakkelijk kan slepen.

Hoe doe je dit?

Open het tabblad 'bestanden' in het team waar je de bestanden wil opladen, ga naar de gewenste SharePoint bibliotheek of je gewenste OneDrive map. Ga vervolgens naar de plek in je verkenner waar de bestanden of de mappen staan. Houd je muis ingedrukt op de bestanden of mappen die je wilt verplaatsen naar Teams of SharePoint en laat ze dan los in het tabblad 'bestanden' in Teams, in je gewenste SharePoint bibliotheek of je gewenste OneDrive map. Vanaf dit punt zouden je documenten gekopieerd moeten zijn in de gewenste omgeving.

Je kan ook gemakkelijk documenten van een e-mail slepen naar SharePoint of in je Teams omgeving. Dit is een handige manier als je bijlagen snel wilt opslaan en je deze niet wil verliezen in je e-mails. Omgekeerd werkt echter niet, je kan geen bestanden slepen naar een e-mail.

Tip: Het slepen van bestanden naar OneDrive en SharePoint online werkt het beste via Google Chrome.

Een gedeelde kalender in Microsoft Teams

Gedeelde afspraken met je team zijn nu makkelijker bij te houden door de nieuwe kanaal agenda in Microsoft Teams. Vanaf nu is het mogelijk om alle vergaderingen die gerelateerd zijn aan het kanaal op een overzichtelijke plek terug te vinden. Hoe voeg je nou zo´n kalender toe aan je kanaal? Ga naar de tabbladen van je kanaal en klik op de +. Vervolgens kies je voor ´kanaal agenda´ en geef het tabblad een naam.

Zie je vervolgens een vergadering staan in de kanaal agenda die ook relevant is voor jou? Voeg de afspraak eenvoudig toe aan je persoonlijke agenda.

Let wel op: De inhoud van de gedeelde kanaal agenda is momenteel (nog niet) te zien in Outlook.

Opties voor deelnemers tijdens je Teams vergadering

Is het bij jou wel eens voorgekomen dat het gesprek tijdens een videovergadering stilviel? Blijkt dat de discussie hevig plaatsvindt in de chat van de vergadering. Heel vervelend, want zo los je een miscommunicatie tijdens je bijeenkomst natuurlijk niet echt op. Sinds kort is er daarom de mogelijkheid om tijdens de vergadering de chat uit te zetten. Hoe vraag je je af?

Ga naar de drie puntjes van ´meer opties´ in de vergadering. Vervolgens zie je ´Sta vergader chat toe´ staan, waarna je kunt kiezen of je deze uit wilt zetten. Van zodra je de chat weer wilt gebruiken, is er altijd de mogelijkheid om de chat via dezelfde weg weer aan te zetten.

Je kunt er ook voor kiezen de chat alleen toe te laten om te gebruiken tijdens de vergadering, maar na afloop niet meer. Zeker dit laatste is een handige toevoeging, want zo voorkom je dat informatie hier verder besproken wordt die beter via een andere route gedeeld zou worden, zoals een Teams Post. Of wat dacht je van een toevoeging in de vergadernotulen in OneNote?

Ten slotte kun je er ook voor kiezen om al voorafgaand aan de vergadering de chat uit te zetten. De chat kun je uitschakelen bij ´vergaderopties´.

Digitaal goedkeuren van documenten met de Teams Approval App

In veel organisaties dienen er in allerlei processen zaken goedgekeurd, of als het tegen zit afgekeurd te worden. Zo moeten bijvoorbeeld documenten of uitgaven vaak goedgekeurd worden door diverse personen. In de nog traditioneel georganiseerde organisaties vinden zulke goedkeuringen vaak nog plaats per mail of worden ze zelfs uitgeprint. Organisaties die al wat verder in het digitaliseringsproces zitten, maken al gebruik van diverse systemen om goedkeuringsacties te faciliteren.

Om ook dat proces te optimaliseren lanceerde Microsoft de Teams Approval App. Met goedkeuringen in MS Teams kan je eenvoudig goedkeuringen maken, beheren en delen, rechtstreeks vanuit de hub voor teamwerk — Microsoft Teams. Je kan snel een goedkeuringsstroom starten of bouwen vanaf dezelfde plek als de chat, in een kanaalgesprek of vanuit de goedkeuringsapp zelf. Selecteer een goedkeuringstype, voeg details toe, voeg bestanden toe en kies goedkeurders.
Eenmaal ingediend, worden goedkeurders op de hoogte gebracht en kunnen ze het verzoek beoordelen en ernaar handelen.

Meldingen laten verschijnen wanneer een collega terug beschikbaar is

Loopt het soms moeilijk om een collega aan de lijn te krijgen? Herken je een situatie waar je telkens als je probeert een collega te (video)bellen, hij of zij al aan de lijn hangt of in overleg is? Wat als je iemand laat je weten, op de seconde zelfs, wanneer deze collega terug beschikbaar is? Handig toch en nu dus ook mogelijk binnen Teams.

Hoe doe je dit?

Door naar je Teams app instellingen te gaan en in het tabblad ‘meldingen’ helemaal naar beneden te scrollen. Daar zie je de optie ‘Personen’: Volg de status van een persoon en ontvang een bericht wanneer hij of zij beschikbaar of offline is. Bij ‘bewerken’ kies je van welke collega’s je zijn of haar status wil volgen.