Viva Topics: grootste probleem in kennismanagement gekraakt

In deze blog gaan we uitgebreid in op Viva Topics, een van de onderdelen van Microsoft Viva. Martin Kras is al langere tijd bezig met de voorloper van Viva Topics namelijk Project Cortex. Als expert gaat hij in deze blog verder in op Viva Topics en de mogelijkheden die dit organisaties gaat bieden. Lees snel verder voor alles over Viva Topics!

Kijk je liever naar een video dan dat je een blog leest? Klik dan hier.

Het leven makkelijker maken met kennismanagement

Eind 2020 is SharePoint Syntex beschikbaar gekomen vanuit het Project Cortex programma. Hier is nu ook Viva Topics uit voortgekomen. Een van de vier onderdelen van Microsoft Viva.

Veel medewerkers van tegenwoordig zijn kenniswerkers. Binnen organisaties wordt ontzettend veel met kennis en informatie gewerkt en veel van die kennis wil je eigenlijk beschikbaar stellen binnen je organisatie. En dat gebeurt vaak rondom een onderwerp, oftewel topic.

Van informatie naar kennis

Viva Topics zou daarom écht uitkomst kunnen bieden om informatie (geautomatiseerd) om te zetten in kennis. Op het moment dat je dan als nieuwe collega bij een organisatie gaat werken kun je veel eenvoudiger je weg in alle informatie vinden. Relevante kennis komt veel sneller naar boven. Denk bijvoorbeeld aan documenten en relevante collega’s (experts). In Topics is het ook mogelijk om vragen te stellen middels een Q&A en zien we dat Yammer geïntegreerd is. Kennis wordt binnen Viva Topics vanuit allerlei plekken samengebracht op een centrale plek.

Waarom kennismanagement vaak niet succesvol is

Een groot probleem dat wij vaak zien op het gebied van kennismanagement is de handelingen die ermee gemoeid zijn om kennis vast te leggen. Op het moment dat documenten namelijk metadata zoals type of inhoud meekrijgen was het voorheen moeilijk om informatie te classificeren en terug te vinden. Dit wordt naar verwachting verholpen met de oplossing(en) van Microsoft zoals SharePoint Syntex en Viva Topics.

Benieuwd naar SharePoint Syntex? Bekijk hier de Wortell Talks video.

AI + contentbeheerders

Viva Topics zien wij dus echt als oplossing voor dit probleem. De kennis wordt namelijk automatisch opgehaald en ook bijgewerkt op het moment dat er nieuwe informatie beschikbaar is. Naast dat Microsoft al veel informatie bij elkaar zoekt met Artifficial Intelligence kunnen contentbeheerders ook aangeven of het systeem de juiste informatie bij elkaar gebracht heeft. Er zit dus altijd een menselijke check op de technologie. Zo hou je de controle maar wordt het meeste werk uit handen genomen door technologie.

Wat doet Viva Topics concreet?

Viva topics doorzoekt op basis van de Microsoft Graph de informatie binnen je organisatie. Vervolgens wordt hiervan een pagina gegenereerd die aangeboden wordt bij een contentbeheerder die hier vervolgens informatie en kennis aan toe kan voegen indien nodig. Een laatste stap is het publiceren van de informatie.

Belangrijke tip: wees niet bang om informatie toegankelijk te maken voor Viva Topics. In veel governance trajecten zien we vaak dat organisaties heel snel geneigd zijn om het principe ‘gesloten tenzij’ te hanteren. Maar op het gebied van kennisdeling is dit niet altijd handig, kennis uit gesloten Teams komt namelijk niet beschikbaar voor de organisatie. Denk daar dus goed over na, misschien kunnen andere afdelingen wel heel veel van elkaar leren en hierdoor efficiënter werken.

Bang zijn dat medewerkers informatie onder ogen krijgen die niet voor hun bedoeld is hoeft niet. Viva Topics is namelijk een product dat draait binnen Microsoft 365. Dit wil zeggen dat het automatisch al rekening houdt met bestaande rollen

Een uur per dag opzoek naar informatie

De vraag ‘welk probleem lost Microsoft exact op met Viva Topics’ kunnen we eenvoudig beantwoorden. Uit onderzoek blijkt dat kenniswerkers gemiddeld een uur per dag bezig zijn met het zoeken naar informatie. Dat is 12,5% van een werkdag! Op het moment dat zij de informatie niet kunnen vinden vragen ze het een collega (die vervolgens ook tijd kwijt is met het beantwoorden van een vraag) of creëren ze de informatie opnieuw. Niet efficiënt en ook niet leuk. Met het beter vindbaar maken van kennis kun je dit aanzienlijk verminderen. Zeker omdat Microsoft voor Viva Topics ook verschillende connectoren beschikbaar stelt naar bijvoorbeeld ServiceNow en SAP Succesfactors. Dit betekent dat ook de informatie buiten jouw Microsoft omgeving zichtbaar wordt. Een supermooie functionaliteit wat ons betreft!

De conclusie: een grote stap in kennismanagement

Al met al zijn wij super enthousiast van wat we tot nu toe over Viva Topics weten. We zijn benieuwd hoe het exact gaat werken, bijvoorbeeld met Nederlandse content. Op het moment dat er meer informatie, video’s en demo’s beschikbaar komen zullen we zeker weer in de lucht komen met meer video’s en blogs. Heb je in de tussentijd vragen? Laat het hier weten.