Hoe kunnen lokale besturen aan de slag met e-government?

Herinner jij je nog hoe lokale besturen vroeger IT beschouwden als extern hulpmiddel voor interne communicatie en repetitieve taken? Vandaag hebben de meeste overheden een bredere én diepere kijk op technologie. Processen worden gedigitaliseerd, en het oude normaal maakt eindelijk plaats voor het nieuwe. Toch zie ik dat fundamentele keuzes uitblijven, waardoor verschillende instellingen niet klaar zijn voor de toekomst. Laten we eens kijken hoe lokale overheden aan de slag kunnen met e-government.

Bij openbare aanbestedingen is de dialoog niet altijd even eenvoudig. Vaak is er al een exacte omschrijving van wat er wordt verwacht en de concrete invulling daarvan. Het is allerminst vanzelfsprekend om gepast te reageren en samen een plan van aanpak samen te stellen. Als partner voor digitale transformatie moeten we een basis hebben om op verder te bouwen.

E-government, een kwestie van digitalisering of digitale transformatie?

Laat mij met de deur in huis vallen: digitalisering en digitale transformatie worden ten onrechte door elkaar gebruikt.

Digitalisering is het inzetten van digitale technologieën om structuren en processen efficiënter en doeltreffender te maken. Niet de digitalisering zelf, wel procesverbetering is hier de doelstelling. Bekende voorbeelden zijn hier de vaak gevreesde overstap naar de Cloud en de digitalisering van dossieropbouw. Met patroonherkenning kunnen overheden aan de slag om diensten te verbeteren. Het nemen van datagedreven beslissingen, zeg maar.

Digitale transformatie is dan weer iets volledig anders. Hier gaat het over het veranderen van het product- of dienstenaanbod. Businessmodellen krijgen een andere invulling, opdat ze meer beantwoorden aan nieuwe klantverwachtingen. Dan denk ik aan Virtual Reality-vergaderingen tussen overheidsmedewerkers en burgers. Of buurtbewoners toegang geven tot het digitale dossier van een nieuwe woonwijk.

Je kan je organisatie pas transformeren als je interne werking zorgvuldig is gedigitaliseerd. Beide heb je dus nodig om je lokaal bestuur klaar te stomen voor e-government, de heilige graal van toekomstbestendigheid.

Tijd voor actie: drie werkpunten om e-government proof te worden

Zowel digitalisering als digitale transformatie is een rode draad in de visie, missie en ambitie van een organisatie. En daar knelt het schoentje. Bij veel overheden staan er een aantal beleidsmatige facetten in de weg om tot een geïntegreerd e-government te komen:

• Geen visie of stuurloosheid. Elk bestuur zou zichzelf de vraag moeten stellen: hoe kan technologie deel uitmaken van het dagelijkse bestuur, afgestemd op toekomstige noden?
• Het gebrek aan het juiste talent. Een moderne, future-proof organisatie vraagt om mensen met de juiste digitale vaardigheden.
• Silo’s en ingewikkelde structuren. Digitale veranderingen vereisen het aligneren van beleid en technische teams. Weg met die silo’s en hiërarchische, complexe structuren!

De tijd en middelen die je vroeger hebt geïnvesteerd in je huidige infrastructuur, is geen vrijgeleide om op hetzelfde elan verder te gaan. Mijn boodschap luidt dan ook: stap weg van het oude. En ja, op zich is er niets verkeerd met de camera’s en fingerprint scanners die jouw huidige werking hebben vernieuwd. Maar die stiefmoederlijke kijk moet dringend plaats maken voor een gefundeerd plan voor een digitaal getransformeerd bestuur. Waarin werken op afstand, cybersecurity en beveiligde document data en schaalbare oplossingen centraal staan.

Gezocht: digital officer voor een holistische aanpak

Dergelijke beslissingen worden dan ook idealiter genomen op bestuursniveau. In de praktijk moeten daarom vooral IT-medewerkers zulke knopen doorhakken.

Dat zijn dezelfde medewerkers die een waaier van operationele bevoegdheden hebben:

40% van hun tijd gaat gemiddeld naar hulp voor eindgebruikers
20% wordt besteed aan hardware en bestellingen
20% is voor operationeel beheer
20% is dan weer bedoeld voor alle andere taken

Zoals je ziet, draait het gros van het huidige takenpakket om hard- en software. De applicatiebeheerder richt zich volledig op de inhoudelijke applicatie, maar zou eigenlijk beter het applicatielandschap overzien. De IT-manager zit, gezien de lage technologische maturiteit van de organisatie, zelf nog achter de knoppen. Terwijl hij of zij eigenlijk de krijtlijnen zou moeten uitschrijven voor een volledig digitaal getransformeerd bestuur.

Hoe kunnen we van hen verwachten dat ze beleidsmatige adviezen formuleren? Die bovendien draagvlak krijgen in verschillende lagen van de organisatie én als beleidspunt worden beschouwd? Daarom pleit ik dan ook voor een digitale stem in het managementteam. Digital officer of CIO, waar zit je?

Contacteer ons om de digitalisering en digitale transformatie van jouw bestuur aan te pakken.