Betrokkenheid en productiviteit van thuiswerkende medewerkers verhogen

Het leek alsof we tot de gebeurtenissen van 2020 dachten dat productiviteit gelijk stond aan fysiek aanwezig zijn op kantoor. Iemand peinzend door het bureau zien wandelen of peinzend voor de computer zien zitten gaf een indicatie dat iemand aan het werk was. Nu we deze visuele cues niet meer in een kantooromgeving af kunnen lezen, gaan we op zoek naar alternatieven.

Als leidinggevende sta je nu dus voor de uitdaging om de productiviteit en de betrokkenheid in je organisatie hoog te houden. In dit artikel gaan we allereerst in op de vraag wat mensen productief maakt en waarom het van belang is om rekening te houden met de individuele verschillen in werkstijl tussen werknemers. Productiviteit is onmogelijk los te zien van betrokkenheid. Vandaar dat we ook dit belangrijke onderwerp linken met productiviteit. Benieuwd hoe de productiviteit en de betrokkenheid van thuiswerkende medewerkers hoog te houden? Lees snel verder.

Persoonlijke productiviteit 

Wortell benadert productiviteit vanuit drie perspectieven: persoonlijke productiviteit, teamproductiviteit en organisatie productiviteit. Laat ons starten met de eerste vorm van productiviteit. Hier gaat het om de eigen kracht (en verantwoordelijkheid) om je werkdag zo efficiënt mogelijk in te richten met de juiste Bricks, Bytes en Behavior. Een goede laptop, headset en andere hardware helpt je al een eind op weg om vlot te kunnen werken. Softwaretoepassingen om snel data te verwerken of foto´s te bewerken helpt je om snel je tot resultaten te komen. Ten slotte is je eigen gedrag van essentieel belang om het meeste uit de Bricks en de Bytes te halen, maar uiteraard ook je denkprocessen en eventueel ander zelfdestructief gedrag.

Voor onze persoonlijke productiviteit is het van belang om stil te staan bij de vraag hoe je connecteert en de-connecteert van je werk. Er zijn mensen voor wie het dichtklappen van hun laptop voldoende is om de werkdag mentaal af te sluiten. Veel mensen worstelen echter met de scheiding tussen werk en privéleven. Wanneer we op werk aankomen zijn we nog steeds bezig met het verwerken van privegerelateerde zaken, en omgekeerd net zo. Een moment van reflectie helpt mensen om de werkdag af te sluiten en ´s avonds echt te genieten van vrije uren. In zo´n moment van reflectie helpt het bijvoorbeeld om terug te denken aan de gebeurtenissen die plaatsvonden aan de hand van de volgende vragen ´hoe was je dag, hoe voel je je bij je dag en wat wil je morgen doen?´ Die laatste vraag kan een klein sprankje stress opleveren, maar het kan juist helpen om die to-do die op dat moment in je opkomt te noteren en te parkeren tot de volgende dag.

Teamproductiviteit 

Achter stijgende productiviteitscijfers in een thuiswerkcontext gaat gemis schuil. We missen niet de 4 muren van ons kantoor of de (slappe)koffie, maar de gezelligheid van rumoer rond het kantooreiland. Snel even een vraag stellen aan een collega tegenover je, samen in de lach schieten om iets wat je leidinggevende zegt of bij een escalerend probleem gauw de koppen bij elkaar kunnen steken en je terugtrekken in een vergaderzaal voor een spoedoverleg.

Faciliteer momenten waarin collega´s een open ruimte ervaren om hun gedachten en zorgen te uiten. Openheid voor emoties en de optie om op elkaar te reageren. Soms is al wat je nodig hebt een luisterend oor. Wanneer je ervaart dat jouw stem en emoties ertoe doen op de werkplek versterkt je betrokkenheid met de organisatie.

Zowel betrokkenheid als productiviteit in je organisatie verhogen vraagt om samenwerking. Mogelijkheden om elkaar virtueel in de wandelgangen tegen te komen, vlot planningen te maken en documenten uit te wisselen en de juiste informatie vinden op momenten waarin seconden cruciaal zijn.

Organisatie productiviteit 

Vlot de documenten of het telefoonnummer van die ene klant terugvinden die je urgent nodig hebt zijn voorbeelden van productiviteit op organisatieniveau. Organisatieproductiviteit heeft ook te maken met de werkcultuur in het algemeen. Is het binnen onze organisatie bijvoorbeeld gangbaar om een overleg in te plannen na 17.00?  Verwacht niet van werknemers om de hele dag productief en gefocust te zijn. Mensen hebben verschillende vormen van aandacht in de werkplek en focus is er daar 1 van.

Richtlijnen schetsen wat de gewenste werk en vergadercultuur is schept duidelijkheid en komt de productiviteit en veerkracht van de organisatie in z´n geheel ten goede. En hier komen we aan bij het onderscheid tussen synchroon en asynchroon werken.

• Bij synchroon werken gaat het om gelijktijdig samenkomen of in verbondenheid met elkaar samenwerken. Denk hierbij aan vergaderen, brainstormen in dezelfde ruimte, of gelijktijdig aan een taak werken en ondertussen met elkaar in gesprek zijn.
   
• Bij asynchroon werken staat individueel aan een taak werken centraal. Asynchroon kunnen werken is cruciaal om zelfstandig een belangrijk rapport af te werken tijdens ongestoorde tijdsblokken in je agenda waarin je kunt werken aan autonome taken. Als organisatie waken over voldoende asynchrone tijd voor medewerkers geeft hen de flexibiliteit om zelfstandig over hun energie en werk voorkeuren te waken. In deze asynchrone tijdsvakken hebben medewerkers de vrijheid om zelf tijd in te boeken op basis van energiepieken (vroege vogel of energieke nachtbraker), alsook een rapport doorspitten op een bankje in het park.  

Laat ons de beperkende factoren van het fysieke kantoor na Covid19 loslaten en erkennen dat werk plaats en tijdsonafhankelijk ingevuld kan worden.

In praktijk mixen we beide werkvormen vaak en dit is funest voor productiviteit, omdat iedereen andere voorkeuren heeft. Daarbij houden we ook onvoldoende rekening met neurodiversiteit en iemands persoonlijke werk voorkeuren wanneer we synchroon bijeenkomen af blijven dwingen als organisatie. Geef teams en medewerkers vrijheid om individueel stil te staan bij de vraag ´wat helpt mij meer om productief te zijn?´ Voor de ene collega is dit engergiek zijn, echt focussen op een taak of samenwerken met andere collega´s, maar voor een andere collega zou samenwerken en ideeën delen helpen productiever te zijn (Gratton, L.2007).
 

Coaching 

Het coördineren en aansturen van een team gaat verder dan planningen maken en de logistieke basis voorzien. Ga voor coachend leiderschap en empower je teamleden. Help je teamleden door (samen) te definiëren hoe succes eruit ziet en wat de connectie is tussen hun bijdrage en de organisatie doelen is. Focus op uitkomsten in plaats van op presenties. Dit zal zowel productiviteit als betrokkenheid ten goede komen (Gratton, L. 2007). Als leider is het hierbij noodzakelijk om ambiguïteit rond verantwoordelijkheden en doelen weg te nemen, zodat mensen een helder beeld voor ogen hebben wat er van hen verwacht wordt om af te leveren, wanneer en waarom het belangrijk is. 

Emotioneel leiderschap 

Het thuiswerken is niet alle dagen aangenaam en valt medewerkers soms zwaar. Des te meer voor collega´s die naast hun werk schoolgaande kinderen hebben of mantelzorg verantwoordelijkheden. Organiseer virtuele ´open deur´ momenten en laat je team weten dat je beschikbaar bent om in te gaan op zorgen, frustraties en problemen. Teamleden zullen eerder geneigd zijn om hun zorgen te uiten in hun team of richting hun teamlead, wanneer er een veilige sfeer heerst. Hier is de unieke rol voor de teamlead weggelegd. Hij of zij kan door zich kwetsbaar op te stellen een deur openen voor open gesprekken in het team, wat de onderlinge verbondenheid zal versterken en een aanzet kan geven voor meer psychologische veiligheid.  

Rituelen om verbondenheid te creëren en behouden 

In tijden van onzekerheid neigen we als mens des te meer naar stabiliteit en routine. Consistentie en voorspelbaarheid kunnen voor houvast zorgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een wekelijks koffiepauze ritueel als team via een digitale vergadering. In het overleg gaan we vervolgens samen aan dezelfde virtuele tafel zitten via de together mode. Hoe vierden collega´s successen in de fysieke kantooromgeving? Deze momenten van verbondenheid en samen de teugels laten vieren nadat deze in stressvolle situaties gespannen hebben gestaan helpt om er bij een volgende uitdaging weer samen tegenaan te gaan. Bedenk welk ritueel past bij je team (of organisatie) om successen te vieren en laat erkenning ook vanuit de (top van) de organisatie doorkomen. 

Onderzoeksbureau Gallup vond een sterk verband tussen betrokkenheid en wellbeing. Betrek medewerkers in je wellbeing plannen en zorg ervoor dat je goede intenties aansluiten bij de wensen van je werknemers.

Wortell helpt jouw organisatie om zowel productiviteit als medewerker betrokkenheid te verhogen. Benieuwd hoe? Neem vooral contact op. We gaan graag met je in gesprek.